how-to: ottimizzare Apple Mail (lion) e Gmail ed in generale l'utilizzo del disco in Osx

Nella disperata ricerca di spazio ho passato quasi mezza giornata (dopo anni e anni di studi approfonditi) nel cercare di capire come liberare spazio nel mio disco. Nonostante infatti il mio Mac ha 500 GB di disco, mi sono accorto che alcuni programmi lo hanno saturato (alcuni senza motivo apparente). Ecco quindi come ho (finalmente) risolto il problema. 

La prima cosa che ho fatto è stato fare una analisi abbastanza completa dello spazio utilizzato (il modo più veloce è da terminale, posizionandosi in una directory ed eseguendo il comando du- hd1) e quello che ne è emerso che le mie mail occupavano quasi 100 GB di spazio e le foto 180GB!

Apple Mail

Da tempo mi ero accorto che nonostante l'indicatore di Gmail mi desse 25GB di spazio occupato, questo si quadruplicava su Mail.

Non ho molto tempo, quindi mi dispiace per chi non è particolarmente pratico e non capirà alcuni termini. Il modo più conveniente di accedere a Gmail da Mail è usando IMAP. In questo modo c'è un totale allineamento tra tutti i device che inviano o ricevono mail (mel mio caso 2 Mac, iphone, ipad, Kindle). Tuttavia è importante sapere che per ogni etichetta/cartella presente in Gmail questa si traduce in una relativa cartella in Mail. Il problema nasce dal fatto che mentre Gmail identifica una cartella come non altro che un filtro sui messaggi  (per etichette appunto), in Mail tutto questo porta ad una replica del messaggio tante volte quante sono le cartelle nel quale in messaggio è presente.

Esempio pratico:

se invio un messaggio ad una mail dnsee, avendo predisposto una cartella dnsee su Gmail, avrò 4 copie di quel messaggio in Mail:
  • una nella directory generica Inviata di Mail
  • una nella directory Gmail / Posta Inviata 
  • una nella directory dnsee
  • una nella directory Gmail / tutti i messaggi
se invece mi arriva una mail da dnsee le copie saranno tre:
  • una nella directory posta in arrivo
  • una nella directory dnsee
  • una nella directory Gmail / tutti i messaggi
Considerate che già di suo un file di piccole dimensioni occupa su disco un filo di più dello spazio legato a soli dati e moltiplicate questo problema per quasi 40k mila mail vi renderete presto conto dell'enorme spazio perso. Se poi consideriamo mail nelle quali inviavo documenti di svariati MB (problema risolto egregiamente da tempo usando Dropbox o CloudApp), c'è da impazzire!

Aggiungo altro fattore non secondario: di default le mail cancellate su Gmail in Imap non vengono cancellate del tutto, ma semplicemente eliminate dalla cartella nella quale sono presenti. Esempio pratico della succitata mail da Dnsee. Se la cancello da Posta in Arrivo ne rimarranno comunque due copie: una in dnsee, una in Tutti i messaggi.

La cartella Tutti i messaggi infatti ha una copia di tutti i messaggi presenti, indipendentemente da inviati o ricevuti che siano.

Esistono quindi due tipi di soluzioni: mandare in soffitta Mail ed usare solo Gmail via browser, oppure procedere come segue.

Eliminare i Duplicati
Accedere nelle impostazioni di Gmail, andando al tab etichette. Fino a ieri non mi ero mai accorto che esiste la possibilità di specificare quali cartelle vogliamo vedere anche in Imap e quali invece solo in Gmail. La prima cosa da fare è quindi deselezionare tutte le cartelle non propriamente utili. Tra l'altro sotto ogni cartella, Gmail ci dice anche tutti i messaggi presenti. Io ho eliminato, oltre a vecchi clienti: Speciali, Importanti, Posta Inviata. Come ho già spiegato infatti, in tutti i messaggi sono presenti anche quelli da me inviati, reperibili quindi se effettuo una qualsiasi ricerca. 

Eliminare i messaggi inutili
Altra cosa che non avevo considerato è che i messaggi, anche se eliminati in posta in arrivo, non erano poi cancellati del tutto. E' una funzione molto comoda anche perché ormai riceviamo talmente tante mail che catalogarle non ha quasi più senso, mentre è molto meglio avere un motore di ricerca efficiente. Solo che non pensavo quante fossero le mail inutili. Quindi ho cercato di eliminarle.  

Da Gmail ho cercato tutte le mail che cominciavano per notification noreply no-reply newsletter news etc.. Via via le ho cancellate, insieme ad altre che sapevo mandarmi continue newsltter. Ebbene ho cancellato la bellezza di 40.000!!!! In termini assoluti non occupavano tantissimo spazio (qualche GB) ma ho quasi dimezzato il numero di messaggi presenti e vi garantisco che Mail ha apprezzato!

Cambiare la modalità di eliminazione
Per non trovarmi tra pochi mesi di nuovo nello stesso problema di messaggi inutili ho cambiato una impostazione Imap in Gmail dove si chiede cosa fare quando Mail elimina un messaggio: toglierli solo l'etichetta, archiviarlo, spostarlo nel cestino, eliminarlo del tutto. Ho scelto di spostarlo nel cestino così periodicamente avrò il tempo di controllare di non aver eliminato qualcosa per errore, senza però trovarmi tutta questa spazzatura nelle mail.

Iphoto
Qui la faccenda si fa' più scottante e devo ancora venirne bene a capo. Io ho un difetto basico: non solo scatto molte foto, ma tendo a non cancellarle perché un domani rappresentano sempre un momento della mia vita che non voglio perdermi. Soprattutto con due figli. Da quando poi i filmino sono HD il problema è diventato veramente complesso. Volevo spostare la libreria su un disco esterno, poi c'è sempre un problema di affidabilità (le mie foto ad oggi hanno backup via Time Machine).

Alla fine quello che ho fatto è stato acquistare Aperture che oltre a gestire meglio lo spazio su disco (così dice) ha la magnifica possibilità di spezzettare una unica libreria su più destinazioni. In questo modo posso fare foto di serie e di serie b, ma quando sono a casa rivederle comunque tutte insieme. Idem per i filmini. 

Backup Iphone
Se avete avuto diversi Iphone / Ipad negli anni questo è un problema da almeno 50GB. Infatti tutte le copie dei backup vengono salvati nel vostro computer. In iTunes c'è la possibilità di cancellare vecchi backup e/o esportarli. Fatelo!

Con questi 3 passi ho liberato quasi 150GB  in poche ore, senza in nessun modo eliminare documenti utili o importanti. 

Spero possano essere consigli utili anche ad altri!